„Einszweidrei, im Sauseschritt läuft die Zeit; wir laufen mit“. So dichtete der Maler und Schriftsteller Wilhelm Busch schon Mitte des 19. Jahrhunderts. Heute gilt das mehr denn je. Nicht zuletzt unsere Arbeitswelt verändert sich derzeit rasant. Will man mit dem Wandel Schritt halten, so muss man: Neues ausprobieren, die Praxistauglichkeit von Innovationen überprüfen – und schließlich sinnvolle Veränderungen anstoßen. Womit wir schon beim Thema wären: dem Pilotprojekt „New Work“.
Was bedeutet „New Work“ – und wozu ist das gut?
Der Begriff „New Work“ wurde in den 1980er Jahren von dem Sozialphilosophen Frithjof Bergmann entwickelt und bedeutet wörtlich übersetzt: „Neue Arbeit“. Er ist heute ein Sammelbegriff für alle modernen und flexiblen Formen der Arbeit und der Arbeitsorganisation, die sich aus dem Wandel von der Industriegesellschaft zur sogenannten „Wissens- und Informationsgesellschaft“ ergeben.
Doch was ist das Neue an diesen Arbeitsformen? Nun, die Bandbreite reicht hier von flexiblen Arbeitszeitmodellen wie etwa Gleitzeit über „hybrides Arbeiten“ im Homeoffice, im Büro oder gar von unterwegs bis hin zur Umgestaltung der Arbeitsräumlichkeiten, um Ideenaustausch und Zusammenarbeit zu fördern. Gemeinsam ist diesen Ansätzen, dass sie eine Antwort darstellen auf die Herausforderungen – aber auch die neuen Möglichkeiten! – durch „Megatrends“ wie Globalisierung, Digitalisierung und demographischer Wandel. Denn diese haben unsere Arbeitswelt grundlegend verändert: Menschen können heute (und müssen vielfach) standortübergreifend arbeiten. Die Gewinnung und Weitergabe von Wissen hat enorm an Bedeutung gewonnen. Digitale Kommunikationsmittel wie E-Mails, Videokonferenzen oder Internettelefonie ermöglichen völlig neue Arten der Zusammenarbeit. Und – last but not least: Flexiblere Arbeitsformen ermöglichen einen besseren Ausgleich zwischen den beruflichen Anforderungen und den privaten Bedürfnissen der Menschen („Work-Life-Balance“). Dies ist in Zeiten des wachsenden Fachkräftemangels ein wichtiger Faktor für Unternehmen, um für die dringend benötigten Arbeitskräfte attraktiv zu sein.
Die Liste der verschiedenen Aspekte von „New Work“ ließe sich noch lange fortführen. Doch: Lassen Sie uns an dieser Stelle lieber konkret werden und das Pilotprojekt bei der WVV genauer anschauen!
Was bisher geschah…
Wie kam es zu dem Projekt?
„Auch die WVV ist inzwischen vom Fach- und Servicekräftemangel betroffen und stellt sich die Frage, wie man als kommunales Unternehmen für Arbeitskräfte zusätzlich attraktiv werden kann.“
Andrea Lörner, seit fast 15 Jahren Leiterin der Personalabteilung der WVV, nennt zwei entscheidende Beweggründe: „Zum einen sind auch wir inzwischen vom Fachkräftemangel betroffen und müssen uns mit der Frage beschäftigen: Was kann uns als kommunales Unternehmen zusätzlich attraktiv machen, sodass Arbeitskräfte – nicht zuletzt auch aus der jüngeren Generation – zu uns kommen und gerne bei uns bleiben? Zum zweiten ging es aber auch darum, inwieweit wir die Chancen der Digitalisierung durch Einführung entsprechender Arbeitstechniken und Arbeitsmittel besser nutzen können.“
Gesagt – getan: Zusätzlich angeregt durch einen Besuch der Geschäftsführung beim Bayernwerk in Regensburg, wo zentrale Elemente von „New Work“ bereits umgesetzt waren, entschied man sich 2019, diese neuen Arbeitsweisen auch bei der WVV zu testen. In einem vorgeschalteten Projekt mit Studierenden der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) beschäftigte man sich zunächst mit der Frage, wie denn die Menschen mit der Arbeitsweise und den Rahmenbedingungen bei „New Work“ zurechtkommen und welche Einflussfaktoren dabei zu berücksichtigen sind. „Gleichzeitig ging es auch darum, klarer zu bestimmen, was wir bei der WVV unter New Work verstehen wollen und welche Aspekte dieses breit angelegten Konzepts bei uns ausprobiert werden sollen“, berichtet Larissa Kratsch, die als Personalreferentin bei der WVV von Beginn an maßgeblich an der Planung und Umsetzung des Vorhabens beteiligt war. Ergebnis dieser vorgeschalteten Runde war unter anderem die Definition dreier Bausteine für die Testphase zu „New Work“: Mensch – Raum – Technik.
Neue Räume für neues Denken und Arbeiten
Da es bei „New Work“ in hohem Maße um Themen geht, die auch den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung betreffen, lag es nahe, dass diese sich am Pilotprojekt beteiligt. Durch den Umbau des dritten Obergeschosses im Hauptgebäude der WVV wurden zunächst die Voraussetzungen geschaffen, die für eine konsequente Umsetzung von „New Work“ erforderlich sind. „Oft wird das Konzept ja nur mit Homeoffice und einem Großraumbüro gleichgesetzt“, lacht Personalreferentin Kratsch. „Stattdessen geht es aber um eine Arbeitsplatzgestaltung, die im wahrsten Sinne des Wortes Räume schafft für mehr Flexibilität, für vernetztes Arbeiten und zur Unterstützung kreativer Prozesse sowie zur Förderung eines wertschätzenden Miteinanders beiträgt.“ So gibt es heute in den umgebauten Räumlichkeiten, die im Januar diesen Jahres durch die Geschäftsführung der WVV eingeweiht wurden, verschiedene Arbeitszonen, die den unterschiedlichen Tätigkeitserfordernissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht werden und ganz unterschiedlichen Zwecken dienen können: „Wir haben zum Beispiel eine Sofaecke für kleinere Abstimmungen im Team oder Brainstorming-Sitzungen, aber auch Einzelarbeitsnischen für mehr Privatsphäre beim Arbeiten sowie einen Stillarbeitsraum, der besonders konzentriertes Arbeiten erlaubt“, zählt Larissa Kratsch auf. Dazu kommen unter anderem eine Kaffeeküche mit Sitzhockern zur Nutzung als informeller Treffpunkt und eine Sesselecke für Entspannungspausen und zwanglose Gespräche.
Am Anfang war die Technik
All das hat natürlich auch einen Preis: Der klassische „eigene Arbeitsplatz“ mit dem „eigenen“ PC und dem „eigenen“ Telefon auf dem Schreibtisch gehört der Vergangenheit an. Vielmehr sind alle Mitarbeitenden jetzt mit einem Laptop ausgestattet und können über ein digitales System namens „Desk Bird“ für ihre Anwesenheitszeiten im Büro einen Arbeitsplatz buchen. Denn ein wichtiger Bestandteil von „New Work“ ist ja gerade die Möglichkeit, von zuhause oder mobil von unterwegs zu arbeiten.
Spätestens hier kommt der Baustein „Technik“ ins Spiel: „Um das alles überhaupt möglich zu machen, mussten erst mal die entsprechenden technischen Voraussetzungen geschaffen werden“, erläutert Personalleiterin Lörner. „Hier hat uns die IT-Abteilung der WVV hervorragend unterstützt – und umgekehrt hat der gesamte Konzern bereits von einigen der bei uns initiierten Neuerungen profitiert.“ So sind zum Beispiel die digitale Kommunikation über das Tool „MS Teams“ oder auch die digitale Postverteilung inzwischen konzernweit eingeführt. Und Personalreferentin Kratsch ergänzt: „Früher wurde das flexible Arbeiten schon allein dadurch erschwert, dass wir beim Wechsel in ein anderes Besprechungszimmer mit einem Papierstapel unter dem Arm herumlaufen mussten. Heute können wir mit unserem Laptop von jedem Ort aus arbeiten – egal ob in einer anderen Zone im Büro oder eben auch im Homeoffice.“
Hier schließt sich auch der Kreis zum Baustein „Mensch“: „Der Einsatz digitaler Kommunikations- und Arbeitsmittel ermöglicht uns nicht nur eine moderne, weitgehend papierlose Arbeitsweise, sondern nicht zuletzt, dass wir noch viel besser als zuvor auf die individuellen Bedürfnisse der Kolleginnen und Kollegen eingehen können“, unterstreicht Andrea Lörner. „So können zum Beispiel Mitarbeitende, die einen älteren Angehörigen zu pflegen oder ein kleines Kind zu betreuen haben, zeitweise von zuhause aus arbeiten. Diese Flexibilität macht uns als Arbeitgeber zusätzlich attraktiv.“
Auch Loslassen will gelernt sein
Solch umfassende Veränderungen der gewohnten Arbeitsweise und Arbeitsumgebung stoßen natürlich nicht immer und sofort auf Begeisterung bei allen Betroffenen. Man muss sich von liebgewonnenen Gewohnheiten trennen, muss sich auf Neues einlassen, muss sich mit neuen Techniken und Prozessen vertraut machen. Plötzlich können das Familienfoto und die eigenen Papierunterlagen abends nicht mehr auf dem Schreibtisch verbleiben, sondern müssen im dafür bereitgestellten Schließfach verschwinden. Und persönliche „Wohlfühlelemente“ wie der kleine grüne Kaktus oder der Wimpel des bevorzugten Fußballvereins auf der Fensterbank werden ebenfalls sozusagen „heimatlos“. Denn am nächsten Tag nutzt vielleicht ein anderer Kollege oder eine andere Kollegin diesen Arbeitsplatz – und die haben vermutlich auch einen ganz anderen Geschmack. Und dann die Einarbeitung in die ganzen digitalen Systeme! Naturgemäß tun sich hier die einen etwas leichter, die anderen eher schwerer. Und dies – so betonen sowohl Abteilungsleiterin Lörner als auch Personalreferentin Kratsch – hat viel weniger als man vermuten würde mit dem Alter zu tun. Vielmehr ist es in hohem Maße typabhängig.
Akzeptanz ist die Mutter des Erfolgs
Was also kann man tun, um Bedenken abzubauen und etwaige Anpassungsprobleme zu überwinden? „Wir haben von Anfang an viel über die menschlichen Bedürfnisse bei diesem Veränderungsprozess nachgedacht und das Ziel verfolgt, die Mitarbeitenden der Abteilung bestmöglich einzubinden“, erklärt Andrea Lörner. „So haben wir zum Beispiel bei der Gestaltung der Räumlichkeiten versucht, die Wünsche aller zu berücksichtigen – was natürlich nicht immer zu einhundert Prozent möglich ist.“ Zudem setzte man sich intensiv mit der Frage auseinander, wie man die Mitarbeitenden gezielt qualifizieren kann, damit sie mit neuen Systemen und neuer Hardware umgehen und erfolgreich arbeiten können.
Auch Personalreferentin Kratsch räumt ein, dass es bei den Kolleginnen und Kollegen zunächst Bedenken und Unsicherheiten gab: „Das betraf zum Beispiel die Lautstärke bei der Arbeit, weil die Büros jetzt offener gestaltet sind, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern. Auch gefiel nicht allen spontan die Vorstellung, sich vom eigenen Arbeitsplatz zu trennen.“ Insofern war es wichtig, den Veränderungsprozess intensiv zu begleiten. So wurde zum Beispiel das Arbeiten an wechselnden Arbeitsplätzen schon vor dem Umbau der Büroetage praktiziert, um diesen Teil des Veränderungsprozesses frühzeitig zu erproben. „Außerdem hat es sich bewährt, dass man Workshops mit allen Kolleginnen und Kollegen der Abteilung gemacht hat, in denen die unterschiedlichen Vorstellungen, Bedürfnisse und Bedenken besprochen werden konnten“, resümiert Larissa Kratsch. „Dadurch ist jetzt die Akzeptanz im Alltag viel höher, wie sich auch in unseren Befragungen der Mitarbeitenden zeigt.“
Wie geht es weiter mit „New Work“ bei der WVV?
Wie schon die Bezeichnung „Pilotprojekt“ deutlich macht, geht es bei der Umsetzung von „New Work“ in der Personalabteilung zunächst darum, Erfahrungen mit dem Konzept zu sammeln und Erkenntnisse zu verschiedenen Fragen zu gewinnen: Welche Bestandteile bewähren sich, welche vielleicht eher nicht? Welche Elemente eignen sich zur Umsetzung im gesamten WVV-Konzern? Welche Maßnahmen sind dagegen absehbar nur für bestimmte Tätigkeitsbereiche tauglich? Wo sind Anpassungen am Konzept erforderlich und welche Empfehlungen kann man für die Umsetzung in anderen Abteilung abgeben? Solche Einsichten soll die Evaluation des Projekts erbringen, die über das kommende halbe Jahr laufen wird. Deren Ergebnisse bilden dann die Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung, wie es mit „New Work“ bei der WVV weitergehen wird.
Klar ist aber schon jetzt, dass es kein undifferenziertes „Ausrollen“ des Konzepts über den gesamten Konzern geben wird. Personalleiterin Andrea Lörner meint dazu: „Unser Ziel ist es doch, unseren Mitarbeitenden zur Erleichterung ihres Arbeitsalltags moderne Arbeitsmethoden und moderne Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen. Damit die Arbeit Spaß macht und mit hoher Qualität geleistet werden kann. Aber es versteht sich, dass in einem Konzern wie unserem mit seinen vielfältigen Bereichen und Tätigkeiten nicht jede Maßnahme überall gleichermaßen sinnvoll ist. Entsprechend muss eine Umsetzung von New Work in anderen Abteilungen und Konzernbereichen natürlich an die spezifischen Bedürfnisse der Arbeitsbereiche und Tätigkeiten angepasst sein. Das kann nur gelingen, wenn man auch dabei wieder die Verantwortlichen und Betroffenen mit ins Boot nimmt, sodass die Akzeptanz der Maßnahmen gewährleistet ist.“
Die ersten Erfahrungen mit der „neuen Arbeit“ in der Personalabteilung und die bislang überwiegend positiven Rückmeldungen der dortigen Mitarbeitenden sind jedenfalls vielversprechend und machen durchaus „Lust auf mehr.“
Wer nun ebenfalls Lust bekommen hat, bei der WVV einzusteigen, findet eine Vielzahl an aktuellen Stellenausschreibungen auf unserer neuen Karriereseite.
